Praca zdalna – nowe przepisy w Kodeksie Pracy obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.

Zakres pracy zdalnej

Jako pracę zdalną należy rozumieć wykonywanie obowiązków służbowych w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (również w miejscu zamieszkania zatrudnionego). Cechą szczególną zdalnego świadczenia pracy jest wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Kto może pracować zdalnie?

Zgodnie z nowymi przepisami pewne grupy pracowników mogą złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną.

Należą do nich m.in.:

• pracownice w ciąży,
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• pracownicy sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności,
• część pracowników, którzy na podstawie dotychczasowych przepisów uprawnieni byli do złożenia u pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w indywidualnym, przerywanym lub ruchomym systemie czasu pracy (art. 142¹ 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy).

Wskazane grupy zostały wyłonione w szczególności przez pryzmat ułatwienia pracownikom łączenia obowiązków rodzicielskich i opiekuńczych z zawodowymi, co wpisuje się w stałą tendencję zmian w przepisach prawa pracy.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku tylko w przypadku, gdy wykonywanie pracy w formie zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, o czym jest zobowiązany poinformować pracownika ze wskazaniem przyczyny odmowy w terminie 7 dni od wpłynięcia wniosku.

Nowe obowiązki pracodawców

W związku z wprowadzeniem przepisów o pracy zdalnej ustawodawca nałożył na pracodawcę szereg nowych obowiązków.

Pracodawca, ma obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy. Określa się je w porozumieniu zawieranym między nim, a zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu pomiędzy nim, a tymi organizacjami. Ustawa przewiduje szczegółową procedurę zawierania porozumienia przy udziale związków zawodowych. Jeżeli natomiast u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, pracodawca określa te zasady w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. 

Wykonanie pracy zdalnej jest dopuszczalne również wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo wydany regulamin pracy zdanej. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca powinien wówczas przekazać wszystkie zasady wykonywania pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w takiej formie przez pracownika

Kodeks pracy wskazuje co dokładnie ma określić pracodawca w związku z pracą zdalną, m.in.:

• grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady zwracania kosztów pracy zdalnej oraz jej ekwiwalentu lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy,
• zasady kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Nowe przepisy nałożyły na pracodawcę również obowiązki związane z pokrywaniem kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca sam powinien określić zasady, którymi będzie się kierował przy zwracaniu kosztów pracy zdalnej. 

Praca zdalna - zobowiązania pracodawcy

Pracodawca został zatem zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej zawartym z pracownikiem, poleceniu pracy zdalnej lub regulaminie pracy zdalnej. 

Pracodawca może ponadto ustalić z pracownikiem zasady wykorzystywania przez niego materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę. Za wykorzystanie tych narzędzi i materiałów pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Obowiązek pokrycia powyższych kosztów lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.  W przypadku kwoty ryczałtu pracodawca bierze pod uwagę przewidywane narzędzia i materiały pracy oraz deklarowaną przez pracownika liczbę godzin pracy zdalnej, jednak nie ma wymogu uzgodnienia jego wysokości pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Pracodawca nie ma obowiązku pokrywania innych kosztów pracy, niż niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, może to jednak zrobić na podstawie porozumienia, polecenia lub regulaminu pracy zdalnej. Pracodawca ma obowiązek stosowania raz ustanowionych przez siebie zasad, a ich zmiany może dokonać jedynie zgodnie z przepisami w drodze zmiany porozumienia, polecenia lub regulaminu.