Poprawianie Błędów na Fakturze VAT: Zasady i Procedury

Wprowadzenie

Faktura VAT to podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji między stronami, który musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące sprzedawcy i nabywcy, w tym ich imiona i nazwiska (lub nazwy), adresy oraz numery identyfikacji podatkowej (NIP). Co w przypadku gdy faktura zawiera błędne dane nabywcy? Jak należy postępować w takich przypadkach?

Zasady Poprawiania Błędów na Fakturze

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura jest dokumentem w formie papierowej lub elektronicznej, zawierającym dane wymagane ustawą. Faktura elektroniczna to dokument wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym.

Jeżeli faktura pierwotna zawiera błędne dane dotyczące nabywcy, konieczne jest ich skorygowanie. Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Nota Korygująca: Może być wystawiona przez nabywcę, jednak wymaga akceptacji sprzedawcy. Nota korygująca może poprawić pomyłki takie jak; błędy w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub NIP. Nie może natomiast zmieniać danych dotyczących ilości towarów, cen jednostkowych, stawek podatku czy łącznej kwoty należności, co określa art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT.
2. Faktura Korygująca: Wystawiana przez sprzedawcę, może skorygować wszystkie elementy pierwotnej faktury, w tym te dotyczące nabywcy.

Wyzerowanie Błędnej Faktury

W przypadku błędnych danych nabywcy na fakturze, sprzedawca nie powinien "zerować" faktury pierwotnej, lecz wystawić fakturę korygującą, która zawiera poprawne dane nabywcy. Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 15 marca 2018 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO), poprawienie błędnych danych nabywcy poprzez "wyzerowanie" faktury i wystawienie nowej jest nieprawidłowe.

Zmiana Danych Nabywcy Notą Korygującą

Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nabywca może wystawić notę korygującą, aby poprawić swoje dane na fakturze. Jednak, jak wskazują organy podatkowe, nota korygująca może dotyczyć jedynie drobnych pomyłek, takich jak błędy w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie czy NIP. Nie może zmieniać całkowicie podmiotu będącego stroną transakcji. W przypadku ,,większych błędów”, takich jak zmiana nabywcy, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

PODSUMOWANIE

Podsumowując, przedsiębiorcy powinni być świadomi, że w przypadku błędów na fakturze dotyczących danych nabywcy, poprawki można dokonać za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej, w zależności od charakteru błędu. Poprawne dokumentowanie transakcji jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami podatkowymi.

Skontaktuj się z Księgową – Dominiką Sosnowską:

email: dominika.sosnowska@jasna3.com.pl
tel.: +48 577 818 900