Wystawianie faktur VAT: zasady i wymagane elementy

Wprowadzenie

Faktura jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie transakcji gospodarczej. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące stron transakcji, jej przedmiotu, terminów płatności oraz innych istotnych aspektów. Faktura VAT, jako specjalny rodzaj rachunku, podlega dodatkowym regulacjom prawnym.

Obowiązkowe elementy faktury VAT

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia i numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy (imiona, nazwiska lub nazwy oraz adresy),
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
• datę dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
• opis towarów lub usług (nazwa, rodzaj, ilość, miara),
• cenę jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku oraz łączną należność.

Faktura korygująca

Faktura korygująca jest wystawiana, gdy zachodzi potrzeba poprawy błędów na pierwotnej fakturze lub zmiany warunków transakcji. Musi zawierać:

• numer korygującej faktury oraz datę jej wystawienia,
• dane z faktury pierwotnej, której dotyczy korekta (numer faktury, dane stron),
• powód korekty, szczegóły dotyczące zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, jeżeli korekta wpływa na te elementy.

Faktury uproszczone

Faktury uproszczone mogą być wystawiane w przypadku transakcji nieprzekraczających 450 zł (lub równowartości 100 euro). Takie faktury muszą zawierać podstawowe informacje, takie jak:

• data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy,
• opis towarów lub usług, kwoty rabatów, stawki podatku, łączna kwota należności,

Faktury uproszczone nie mogą być stosowane w przypadku wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, sprzedaży wysyłkowej czy dostaw opodatkowanych w innych państwach członkowskich UE, gdzie zobowiązanie podatkowe ciąży na nabywcy.

Paragon jako faktura uproszczona

W niektórych przypadkach paragon fiskalny może zostać uznany za fakturę uproszczoną, pod warunkiem że zawiera NIP nabywcy oraz nie przekracza kwoty 450 zł (100 euro). Taki paragon umożliwia rozliczenie kosztów firmowych i odliczenie VAT.

Podpisy na fakturach

W Polsce, zgodnie z przepisami dostosowanymi do norm unijnych, nie jest wymagane posiadanie podpisów sprzedawcy i nabywcy ani pieczątek firmowych na fakturach, z wyjątkiem specyficznych sytuacji takich jak faktury VAT-RR wystawiane dla rolników ryczałtowych.

PODSUMOWANIE

Faktury są istotnym narzędziem w prowadzeniu działalności gospodarczej, umożliwiającym właściwe dokumentowanie transakcji i spełnienie obowiązków podatkowych. Przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę na zgodność z przepisami, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych i podatkowych.

Skontaktuj się ze Specjalistą ds. usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych – Justyną Rycerz:

email: justyna.rycerz@jasna3.com.pl
tel.: +48 577 818 900